Un expert explique pourquoi les appels vidéo vous épuisent et donne 3 conseils simples pour combattre la fatigue de la visioconférence. 

Le travail hybride semblant être la norme pour de nombreux employés de bureau en 2021 (et 2022), il est peu probable que le problème de l'épuisement dû aux visioconférences disparaisse. Les raisons de cette fatigue vont de la lassitude à regarder sa propre image à l'écran à la conversation non naturelle, que nécessitent les appels vidéo.

Selon le cabinet de conseil Robert Half, 38% des travailleurs américains interrogés en novembre 2020 ont souffert d'une forme de fatigue liée à Zoom. Une étude de l'université de Stanford publiée en avril 2021 suggère, quant à elle, que les femmes connaissent des niveaux de fatigue Zoom plus élevés que les hommes. Karin Reed est coach en communication et co-autrice de "Suddenly Virtual" (non traduit, ndlt), qui a pour but d'aider les managers et les employés à faire face au changement soudain en ligne.

Voici ses conseils pour combattre la fatigue des visioconférences :

1. En faire le moins possible !

Réduire le nombre de réunions est le point de départ évident, a énoncé Karin Reed. Avant d'en programmer une, vous devez vous demander si des tâches spécifiques nécessitent une réunion et si vous utilisez vos réunions de la bonne manière. "Si vous utilisez une réunion uniquement pour partager des informations et qu'il n'y a aucune attente de discussion ou de dialogue, il ne s'agit pas d'une réunion hybride efficace", a-t-elle déclaré.

Les réunions doivent avoir un but précis et être plus courtes — 45 minutes maximum — et s'assurer que vous, en tant qu'hôte, restez sur la bonne voie, a indiqué Karin Reed. Vous devez également prévoir un temps de récupération entre les réunions, a-t-elle ajouté.

Moins de réunions ne signifie pas forcément une moins bonne communication. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez communiquer l'information par d'autres moyens, a ajouté l'experte, soulignant que l'enregistrement de méthodes vidéo asynchrones et audio asynchrones est de plus en plus populaire.

Enregistrer une vidéo de votre présentation et la poster dans un canal Slack pour que les gens puissent la regarder à leur rythme peut être beaucoup plus efficace et "plus riche" que de composer un e-mail de 300 mots, a-t-elle ajouté.

2. Préparez les réunions pour optimiser votre temps

Les réunions peuvent souvent sembler écrasantes parce que nous n'avons pas assez de temps pour les préparer correctement. L'envoi de documents et de rapports à l'avance est "essentiel", tout comme le fait de "mettre les gens au pied du mur" pour s'assurer qu'ils les ont lus, a déclaré Karin Reed. Il est également indispensable de veiller à ce que tous les membres de l'équipe soient correctement formés, a ajouté la spécialiste, en précisant qu'il ne s'agit pas seulement de l'utilisation de la technologie, mais aussi de la manière de communiquer efficacement — ces deux aspects pouvant être à l'origine de frictions.

Dans un environnement de travail hybride, il est également essentiel de se mettre d'accord sur la manière dont le travail va être effectué. "Veillez à ce que toutes les communications soient visibles, quel que soit le lieu", a affirmé Karin Reed. "Vous ne voulez pas créer un système à deux vitesses."

Cela nécessite cependant un niveau plus élevé de documentation et de toujours se demander si les gens ont accès aux mêmes informations, qu'ils soient au bureau ou à distance.

3. Désactiver la vision de vous-même

"Nous ne nous promenons pas avec un miroir sur le visage lorsque nous parlons aux gens en face à face", a déclaré Karin Reed. "Pour la première fois, beaucoup d'entre nous se voient communiquer en temps réel, et cela peut être déconcertant voire nous distraire."

C'est ce qu'on appelle parfois l'anxiété du miroir. La plupart des plateformes d'appel vidéo devraient disposer d'une option permettant de "masquer la vue de soi" et de retirer sa propre image de son écran, sans éteindre sa caméra. Dans certains cas, il est important que vos collègues puissent toujours lire vos signaux non verbaux. S'assurer que vous regardez droit dans la caméra pendant que vous parlez peut également réduire l'impact de devoir vous regarder, a déclaré Karin Reed.

Source Business Insider