Description de l'emploi

Responsabilités: Se tenir au courant des activités opérationnelles de la cheffe du développement stratégique et des besoins qui y sont associés. Gérer efficacement et minutieusement l’emploi du temps de la cheffe du développement stratégique et préparer son horaire en tenant compte des activités du jour et en hiérarchisant les réunions; conseiller la cheffe du développement stratégique sur l’horaire, les événements ou les enjeux possibles et préparer tous les documents et le matériel de réunion nécessaires. Accompagner la cheffe du développement stratégique aux réunions, au besoin, et rédiger les procès-verbaux, les notes finales, la liste de mesures à prendre et le compte-rendu des décisions en temps opportun. Coordonner et filtrer les appels ainsi que les conférences téléphoniques et examiner, trier et gérer le courrier et la correspondance entrante de la cheffe du développement stratégique. Participer à l’élaboration des ordres du jour et de la documentation connexe et gérer les aspects logistiques des réunions présidées par la cheffe du développement stratégique, selon les besoins. Faire les préparatifs pour les déplacements et prévoir des itinéraires détaillés en veillant à leur exactitude. Rédiger des rapports et aider à la préparation de présentations, au besoin. Passer en revue les rapports de dépenses, les relevés de compte de carte de crédit professionnelle, les feuilles de temps hebdomadaires, les factures et les bons de commande afin de vérifier leur concordance. Intégrer les ressources bénévoles dans son champ de responsabilité et contribuer à planification et à la préparation d’une intervention d’urgence, au déroulement des opérations et au maintien d’un environnement de travail sain et sécuritaire, selon les besoins.

Expérience demandée

Détenir un diplôme d’études collégiales en administration de bureau et avoir au moins six années d’expérience professionnelle à titre d’adjoint ou d’adjointe de direction, de préférence auprès d’un chef ou d’une cheffe du développement stratégique, ainsi qu’une expérience de travail auprès d’un Conseil d’administration, ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience. Maîtriser l’anglais à l’oral et à l’écrit; la maîtrise du français constitue un atout. Pouvoir travailler efficacement en faisant preuve de débrouillardise et en adoptant une démarche axée sur la clientèle avec un grand souci du détail. Avoir une expérience confirmée en rédaction en bonne et due forme de procès-verbaux complexes comprenant des renseignements financiers détaillés; il est essentiel de pouvoir rédiger des procès-verbaux de manière très efficace. Posséder un grand sens de l’organisation et d’excellentes compétences pour la gestion des calendriers et courriels. Posséder une connaissance moyenne ou poussée des logiciels Word, Outlook, Excel; la connaissance du système Blackbaud constitue un atout. Savoir utiliser le logiciel Adobe Acrobat Professional et la plateforme SharePoint.

Description de la société

*** aide les personnes et les communautés dans le besoin tant au Canada que dans le monde et contribue à renforcer leur résilience.