Encore en vadrouille, mais déjà au (télé)travail ? Pour démarrer l'année en douceur, nous vous proposons une sélection de conseils (les moins entendus) parmi ceux compilés par Alexia de Bernardy dans son livre « 130 règles d'or pour mieux collaborer à distance ».

Dans son livre « Les 130 règles d'or pour mieux collaborer à distance » (223 pages, éditions Marabout, 17,90 euros), la multi-entrepreneuse Alexia de Bernardy fait le tour des bonnes pratiques en télétravail. Structurés en sept chapitres, ses conseils s'adressent à tous : collaborateurs, chefs de projets et managers. « Le génie, c'est le bon sens appliqué aux idées nouvelles », disait Madame de Staël à la fin du XVIIe siècle. A vous de jouer !

1. « S'exprimer au mieux… avec les mains »

Comme tout le monde, vous faites face aux coupures, lenteurs, décalages à répétition des visioconférences. Avez-vous pensé à utiliser vos mains ? Un pouce en l'air pour faire savoir que vous êtes OK, une main derrière l'oreille pour les problèmes de son, un T avec les mains pour demander une pause, une main levée (une vraie !) pour avoir la parole, etc. « Imaginez que vous devez vous exprimer avec quelqu'un qui parle mal votre langue ou dans une pièce très bruyante », recommande l'auteure.

2. « Prendre son téléphone ! »

 

À l'ancienne. « Appelez vos collègues ou collaborateurs sans autre objectif que de prendre des nouvelles, sans avoir quoi que ce soit à demander ! » nous enjoint l'auteure. Alors oui, c'est vieux comme le monde d'avant (enfin depuis l'invention du téléphone) mais cette technique a le mérite d'être très efficace pour resserrer les liens parfois distendus. « Prendre son téléphone sans objectif d'efficacité fait partie des pratiques fondamentales. Pour autant elle rentre dans la catégorie des actions trop peu réalisées, certains la trouvant trop simpliste. »

Bonus : il est aussi vivement recommandé de ritualiser ses appels « pour réveiller la flamme de la team à distance ». Une « petite action du quotidien » peut donc être « d'appeler une personne différente [de l'équipe, NDLR] par semaine afin d'échanger de manière informelle » (conseil numéro 63 sur 130).

3. « Arrêter les présentations formelles et oublier PowerPoint »

« Pour éviter de se noyer dans les chiffres et le formalisme descendant », l'auteure invite celles et ceux qui font des présentations à se calquer sur celles faites « simplement à l'oral ».

Le nec plus ultra, selon elle : « Donner en amont accès à l'information […] pour que chacun y accède de façon asynchrone. » La réunion se focalise alors « sur les moments d'interaction autour des infos clés ou des besoins d'aide. […] L'attention des équipes est plus forte », assure-t-elle.

4. « Former tout le monde aux bilans comptables »

Plus inattendu, Alexia de Bernardy recommande aux entreprises de donner les clés « en toute transparence » à leurs équipes pour mesurer l'état de santé de la structure - quitte à prendre du temps à les former pour cela. « Partager […] sur la performance individuelle ou financière de chacun permet de clarifier les missions et la place de tous les membres de l'équipe », peut-on lire page 124.

5. « Envoyer un ordre du jour sous forme de questions »

Toujours dans un souci de dynamisme, Alexia de Bernardy incite les managers et chefs de projet à bien ficeler en amont les objectifs d'une téléréunion. La forme interrogative « contrairement aux points fermés […] favorise l'envie de contribuer », peut-on lire page 147. Par exemple au lieu d'un plat « point reprise / retour de vacances », pourquoi pas imaginer un « avez-vous eu de nouvelles idées pour la rentrée ? si oui, lesquelles ? »

6. « Devenir ou prévoir un community manager »

Tout au long de la lecture, l'importance d'une communication claire et explicite est fortement encouragée pour pallier le manque de signaux non verbaux à distance. C'est pourquoi l'entrepreneuse conseille d'utiliser les réseaux sociaux et/ou des médias internes.

« Certaines entreprises ont créé une radio interne avec des émissions thématiques ‘interviews, partages de pratiques, etc.) », cite-t-elle en exemple. D'autant que l'effet « communauté » peut largement dépasser le cadre de votre société.

7. « Moderniser votre image dès la première seconde »

Lorsque vous êtes en téléréunion, Alexia de Bernardy suggère de ne pas choisir entre les slides ou le visage de celui qui parle. « Vous pouvez […] associer les deux. Les conférenciers professionnels sont tous passés aux formats digitaux pendant la crise sanitaire, en rivalisant de créativité et d'innovation », écrit-elle avant de s'appuyer sur sa propre expérience (minute autopromo) : « LaWEBox [l'appli de management qu'elle a lancé, NDLR] utilise l'outil Prezi Vidéo pour créer un masque vidéo qui se superpose à l'écran de votre intervention. »

8. « Se créer un mini-public pour être plus vivant »

Dans le cadre d'une visioconférence où vous prenez la parole de manière anticipée, « que votre intervention est longue, formelle, descendante ou si elle se déroule devant un grand groupe de participants », recréer une véritable assemblée en chair et en os à l'endroit où vous vous trouvez.

« La chaleur de vos propos et votre enthousiasme à leur parler se sentiront à distance », assure l'auteure. Et si vous êtes seul, désespérément seul, il ne vous reste que l'affichage mosaïque « pour vous nourrir des retours caméras des autres ».

9. « Aller au bureau pour limiter l'addiction au travail »

Même si parfois vous vous forcez un peu, aller au bureau renforce la productivité à distance et plus généralement le bien-être. Alexia de Bernardy s'appuie sur les travaux d'Alexis Peschard, addictologue et président de GAE Conseil : « L'isolement généré par la distance est responsable de risques accrus d'addictions, qu'il s'agisse d'hyperconnexion et de workaholisme (81 %) ou de consommation de tabac ou d'alcool (70 %). »

Sans compter les risques qui pèsent sur la santé psychologique, multipliant les burn-out. Comme les routines quotidiennes (s'imposer des horaires, des pauses, changer de positions, parler avec d'autres personnes, etc.), se déplacer dans les locaux de son entreprise une fois de temps en temps permet de trouver un équilibre vie pro-vie perso.

Source Les Echos Start