Réunions et formations en ligne, attribution des tâches, transfert de documents… Le télétravail impose de repenser ses méthodes de travail en équipe.

Heureusement, la gestion de projet à distance est aujourd’hui facilitée par de nombreux outils fiables et collaboratifs. Ces plateformes et logiciels, souvent gratuits, vous permettent ainsi de télétravailler efficacement et dans les meilleures conditions. Quelles sont les applications incontournables pour bien manager à distance ? Rappel et tour d'horizon.

Les outils pour organiser une visioconférence

La visioconférence et les appels collectifs se sont démocratisés en entreprise. Outre leur aspect convivial, ils permettent de se réunir pour lancer un projet, faire du brainstorming ou organiser une réunion d’information. Parmi les outils les plus plébiscités se trouvent :

Zoom

Ce logiciel permet d’organiser des réunions en tête-à-tête ou en groupe avec une excellente qualité vidéo. Il est notamment utilisé pour les sessions en formation ou webinaires et peut inclure un large nombre de participants. Dans sa version gratuite, les discussions à deux sont proposées en illimité, et les sessions de groupe sont possibles jusqu’à 40 minutes (pour 100 participants maximum). Son atout ? Il ne nécessite pas d’installation ou de création de comptes (la réunion est accessible via un lien de connexion), et possède la fonctionnalité de partage d’écran.

Skype ou Google Meet

Ces outils sont gratuits et accessibles à tous. Très utilisés par les entreprises et les particuliers, ils ont l’avantage d’avoir une interface intuitive, ne nécessitant pas de connaissances techniques. Ces applications peuvent s’utiliser sur ordinateur, tablette ou smartphone.

RexPad

Cet outil de prise de note collaborative est intéressant pendant une réunion en ligne. Le document en commun se met à jour instantanément et chaque membre de l’équipe peut apporter sa contribution écrite. L’application Evernote fonctionne sur le même principe en permettant de partager ses notes avec son équipe, et de les modifier en temps réel.

Les outils pour échanger avec ses collaborateurs et gérer des projets

Pour suivre l’évolution des projets en temps réel et attribuer des missions à chaque collaborateur, des logiciels de gestion de projet peuvent vous simplifier la tâche. Parmi les plus populaires :

Slack

Très populaire en entreprise, Slack est une plateforme de chat interne qui offre la possibilité de créer des sections par équipes ou par projets. Elle est pratique notamment à distance pour favoriser les échanges rapides, fluidifier les conversations et tout simplement rester en contact avec ses collaborateurs. Il est aussi possible de transférer facilement des documents (Word, audio, vidéo, etc.). Son atout ? Elle est compatible avec d’autres outils d’entreprise comme Google Calendar et Zoom.

Asana

Asana est une plateforme de gestion de projet qui permet de créer des projets en tableau ou en calendrier, de lister les différentes tâches à effectuer, de les cocher lorsqu’elles sont effectuées et de les transférer à un autre membre de l’équipe.

Trello

Cet outil de gestion de projet est l’un des plus intuitifs et accessibles. Il permet de créer des tableaux avec des colonnes contenant des listes de tâches à faire, plannings, cartes, etc. Chaque utilisateur peut les éditer, les déplacer et les modifier en temps réel. Ce type d’outil est idéal pour détailler les différentes étapes d’un projet et visualiser son avancée. Pratique, il est également accessible sur ordinateur ou téléphone (Android et iOS).

Toggl Plan

Similaire à Trello, Toggl Plan (anciennement Teamweek) facilite la gestion de projets sur le long terme (semaine, mois ou trimestre). Il est possible de visualiser/répartir les tâches entre les membres de l’équipe et obtenir une vue d’ensemble du projet sur un calendrier. Son autre avantage : chaque utilisateur peut minuter ses tâches afin d’avoir une meilleure vision du temps passé sur chaque mission.

Les outils pour stocker et partager des documents

Le stockage et le partage des documents en ligne est une pratique instaurée dans la plupart des entreprises. Les outils les plus connus ? Dropbox, Google Drive et Wetransfer.

Dropbox

Dropbox permet de stocker, partager et paramétrer l’accès des fichiers aux différents membres de l’équipe. La plateforme est sécurisée et l’interface est claire et intuitive. Seul bémol : sa version gratuite offre seulement 2Go (utile pour une base documentaire avec quelques fichiers essentiels). Sa version Business à 12€ propose un espace de stockage de 5To.

Google Drive

Très populaire, Google Drive est un service en ligne qui permet de stocker et partager des documents. Un outil pratique pour travailler à plusieurs sur un même fichier, car ce dernier s’enregistre automatiquement après chaque modification. Il est accessible sur ordinateur, téléphone ou tablette.

Wetransfer

L’envoi de documents par mail, même compressés, ne permet pas toujours d’envoyer des fichiers lourds. La solution ? Wetransfer, un outil gratuit et utile pour transférer des fichiers volumineux à vos collègues. Il prend de nombreux formats en charge et ne nécessite aucune inscription.

Les meilleurs outils pour faciliter le travail collaboratif et à distance sont à portée de main ! Chaque logiciel ayant ses spécificités, prenez le temps de les tester afin de trouver ceux qui conviennent le mieux à vos équipes sur le long terme.

Source Cadreo