En matière d'efficacité personnelle, savoir prioriser est une compétence indispensable à cultiver. Quels sont les avantages pour un manager à savoir hiérarchiser les priorités ? Comment faire ? Quels outils et méthodes utiliser ?

Nous disposons très souvent d'un temps limité pour exécuter un très grand nombre de tâches. Or, être organisé dans son travail est un gage de gain de temps et d'efficacité, sans compter la sérénité d'esprit qui l'accompagne. 

Multitude de tâches, urgences plus ou moins avérées, imprévus... il est parfois difficile pour le manager de sortir la tête du guidon et prendre le recul nécessaire à une gestion adéquate et efficace des choses.

Il lui est donc primordial de savoir faire des choix en se concentrant sur ce qui mérite d'être traité. En d'autres termes "faire les bonnes choses dans le bon ordre" ou bien encore être capable de faire le tri entre les différentes priorités.

Pourquoi prioriser ?

Savoir organiser son travail et hiérarchiser les tâches à accomplir est, en effet, l'une des clés de succès de tout manager - tant pour lui-même que pour toute son équipe, voire toute son entreprise. Être à même de faire le tri parmi les différentes urgences, obligations et autres permet notamment au manager de :

•  Gaspiller moins de temps : cesser de perdre son temps avec des tâches inutiles ou qui pourraient être déléguées.
•  Réduire son stress : un esprit organisé est un esprit plus serein.
•  En finir avec la procrastination : prendre à bras le corps et travailler ses mauvaises habitudes.
•  Gagner en efficacité : éviter de tergiverser pendant des heures pour savoir quelle tâche mettre en priorité, structurer son travail et son fonctionnement.
•  Être plus disponible pour ses collaborateurs : prioriser pour se dégager du temps et pouvoir être pleinement à l'écoute de ses collaborateurs.
•  Mieux gérer l'imprévu et appréhender le changement : planifier son travail pour conserver une marge de manœuvre réservée aux imprévus et ainsi conduire plus efficacement les transformations.
•  Développer son intelligence émotionnelle : se détacher de ses croyances limitantes ainsi que de tous les sentiments de sape qui minent le travail et déforment notre perception des choses et de leur degré d'importance.

Méthodes et outils pour gérer les priorités

 

Les grandes lignes d'un travail de priorisation peuvent se tracer ainsi :

1. Identifier : lister précisément toutes les tâches à accomplir, sans pour le moment y attacher quelque degré d'importance ou d'urgence que ce soit.
2. Analyser : classer les différents items listés ci-dessus : ce que vous devez faire personnellement, ce que vous pouvez déléguer, ainsi que les délais d'action, urgences et degrés d'importance de chacun.
3. Agir : une fois les priorités listées, il est essentiel de s'atteler aux plus urgentes rapidement, puis dérouler le plan de priorité comme défini.
4. Suivre : faire le point régulièrement sur l'avancée des projets et sur l'évolution de l'urgence et/ou des priorités afin d'ajuster votre plan d'action.

N'oubliez pas de déléguer ce qui peut l'être. Vouloir tout faire n'a pas de sens si vous n'avez pas le temps de tout traiter dans les délais impartis.

Le classement A-B-C-D

 

Il s'agit d'un listing simple des tâches/projets à mener. Éclatez votre liste suivant la classification suivante :

• A - Les tâches incontournables à mener . Pour certaines, la question ne se pose pas tellement les enjeux sont importants. Elles doivent être traitées immédiatement. Notez si elles seront déléguées ou non et si oui, à qui, dans quel délai, etc.
• B - Celles qui sont importantes, mais un cran en dessous des premières . Les enjeux sont plus modérés en termes de délai et/ou d'impact.
• C - Classez ici celles qui sont intéressantes à faire , mais qui n'ont aucun impact. C'est du plus.
• D - Celles à éliminer : ce sont celles qui n'apportent aucune valeur ajoutée et n'ont pas de réelle importance. Ce peut être le cas de quelques tâches administratives.

Passez en revue chaque catégorie, et à l'intérieur de chacune, refaites un classement : A1 - A2   - A2 - B1... de la plus importante, prioritaire, à la moins urgente. Vous obtenez ainsi une liste priorisée.

Astuce  : si vous hésitez pour une tâche, comparez-la avec d'autres, déjà classées : "Laquelle des 2 est la plus importante ?". Vous saurez ainsi où la positionner.

La matrice importance / urgence d'Eisenhower

 

Cette matrice repose également sur 4 cases combinant 2 axes : importance et urgence . Elle permet de ventiler chaque item suivant ces 2 critères pour aboutir à une lecture synthétique des priorités. Bien évidemment, les tâches de la case "important/urgent" requièrent une action au plus vite .

Vous pouvez aussi prendre en considération d'autres critères, comme le temps requis pour exécuter la tâche ou tenir compte de la facilité de traitement .

La technique POMODORO

Cette approche se base sur le fait avéré que rester concentré sur une multitude de tâches tout au long d'une journée de travail sans vraiment faire de pauses était totalement contre-productif.

L'objectif de l'approche est de  rester concentré à 100% sur une seule et unique tâche pendant 25min (1 session), puis de faire une pause avant d'en entamer une deuxième. Un break plus important se fait après plusieurs sessions. Une méthode simple, mais redoutable d'efficacité !

La méthode NERAC

 

Voici une approche qui permet de gagner en efficacité dans la gestion de son temps via la réalisation d'un simple tableau à remplir. Son nom est né de l'acronyme auquel il se réfère, chaque lettre représentant une colonne du tableau : 

•  "N" pour Noter : on liste dans cette première colonne toutes les actions/tâches/projets à accomplir sans priorité ni ordre temporel quelconque.
•  "E" pour Estimer : il est question ici d'estimer la "durée prévue" de chacune des tâches listées ci-dessus.
•  "R" pour Réserver : l'objectif est de garder une certaine marge de manœuvre pour les imprévus - incluant le temps imparti à la gestion de ces derniers ainsi que les ajustements nécessaires, le cas échéant.
•  "A" pour Arbitrer : on décide du degré d'importance/urgence de chaque tâche en précisant les décisions liées ainsi que leur délai de réalisation.
•  "C" pour Contrôler : il s'agit de nommer un responsable chargé de vérifier la bonne exécution de la tâche, l'atteinte des objectifs, le respect des délais et analyser les éventuels écarts entre le prévisionnel et le réalisé.

Pour conclure, il est important de dire que s'il existe foison d'outils et approches diverses et variées en matière de priorisation, il reste que rien ne se fera sans une réelle volonté et une certaine discipline de votre part.

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