Le télétravail s’est hissé au sommet des nouvelles formes de travail depuis les premières restrictions sanitaires en 2020. Mais bien heureusement, le domaine du management n’a pas attendu l’année dernière pour se pencher sur le sujet. Avant la crise sanitaire, 29 % des salariés français avaient régulièrement recours au télétravail. Les managers et chefs d’entreprise concernés ont donc déjà eu à mettre en place de nouvelles méthodes pour s’adapter à la collaboration distancielle. Cependant, d’autres peinent encore à trouver les bonnes méthodes pour faire du télétravail un succès, autant pour les collaborateurs que pour l’entreprise. Dans cet article, nous proposerons des outils et des méthodes spécialement pensés pour le télétravail. De quoi disposer de toutes les clés si vous êtes un manager novice de la collaboration à distance.

Qu’est-ce que le remote management, et pourquoi est-ce important de l’appliquer au télétravail ?

À l’ère du tout digital, savoir manager à distance n’est pas une compétence réservée à l’urgence des restrictions sanitaires. Si l’on considère que le travail à distance n’est plus une solution de « dépannage », c’est qu’il fait partie de l’organisation du travail des entreprises. 

D’ailleurs, télétravail et travail distanciel ne sont pas des synonymes. Alors que l’on parle de télétravail pour désigner le fait, pour un membre de l’entreprise généralement salarié, de travailler en dehors de ses locaux, le travail à distance peut être mené par des intervenants extérieurs (travailleurs indépendants ou freelance, par exemple), prestataires ou fournisseurs, ou encore des organisations internes à l’entreprise qui n’évoluent pas sur le même secteur géographique. 

En bref, disposer de compétences en remote management est aujourd’hui essentiel pour les managers, et pas seulement pour faire face au télétravail.

Remote management : définition

Mais au fait, qu’est-ce que le remote management ? Il s’agit tout simplement du fait de manager des équipes (et des projets  !) à distance.

Dans les faits, ce n’est pas si simple : le remote manager doit créer de la cohésion entre chaque collaborateur alors que ceux-ci ne sont pas à leur poste de travail.

Cela implique d’accepter de relever un défi : celui de privilégier la confiance, de définir collectivement un environnement de travail à domicile, mais aussi de faire preuve d’agilité et d’une forte capacité d’adaptation pour appréhender une nouvelle façon de travailler.

Alors, si le remote management n’est pas le propre du travail à distance, pourquoi est-il important de vous en inspirer pour manager vos équipes placées, de gré ou de force, en télétravail ?

Pourquoi le télétravail bouleverse nos habitudes

Tout d’abord, face au travail à la maison, tout le monde n’est pas égal. La seule vérité qui est celle de tous les salariés, c’est que la mise en place du télétravail demande un temps d’adaptation à un nouvel espace de travail, aux outils à mettre en place, aux horaires de travail… Bref, à une journée de travail qui ne ressemble en rien à une journée type en entreprise. La nécessité de s’adapter est un élément crucial qui doit être pris en compte par l’encadrant d’équipe. Il conditionne la productivité des télétravailleurs. 

En effet, le travail à distance transforme les habitudes des travailleurs, quel que soit leur niveau hiérarchique. Du côté des avantages, il crée de nouvelles manières de travailler à distance, qui amènent souvent à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. 

Limité à quelques jours par semaine, il favorise le bien-être au travail, améliore la productivité et limite le risque d’isolement. Pour les entreprises, le télétravail à domicile occasionnel réduit les risques d’absentéisme voire d’accident du travail et permet d’entreprendre une démarche basée sur la qualité de vie au travail. 

Cette nouvelle forme d’organisation bénéficie aux salariés nomades qui souhaitent mieux concilier leur activité professionnelle et leur vie privée. Ces nouveaux modes de travail demandent d’adopter une organisation flexible mais ne remettent pas en cause le contrat de travail des travailleurs à distance. 

L’entreprise peut produire un avenant au contrat si le recours au télétravail est régulier. Par ailleurs, le Code du travail reconnaît le télétravail comme un mode de travail à part entière, qui confère les mêmes droits au travailleur à domicile. Selon les cas, il peut faire l’objet d’un accord collectif à l’issue d’une concertation entre les représentants du personnel. 

Mettre en place le remote management au quotidien

Si le manager était autrefois habitué à pratiquer un management paternaliste, voire autoritaire, il est clair que le télétravail cassera tout bonnement ses habitudes. Pour les employés, pas sûr que ce soit une bonne nouvelle… Lorsqu’il n’est pas accompagné d’un mode de management adapté, le travail chez soi peut devenir pesant et peut renforcer l’impression d’être surveillé. 

Alors, une solution ? Oui ! Confiance, lâcher-prise et communication. En fait, le télétravail demande au responsable de penser en termes d’objectifs à atteindre plutôt que de temps de travail. Il faut inventer de nouvelles façons de travailler et de collaborer. Et là, pas de recette miracle. Les managers comme les salariés doivent fixer ensemble les objectifs. Ceux-ci doivent être à la fois atteignables et stimulants, c’est-à-dire ne pas représenter une charge de travail supérieure au travail dit « sur site », mais également laisser assez de marge de manœuvre à l’employé pour lui permettre à la fois d’être productif et de progresser en toute autonomie. 

La clé de cette construction en commun, c’est l’intelligence collective. Comme cela pourrait se passer lorsque tout le monde est présent dans les locaux de l’employeur, le responsable en remote peut piocher dans les fondements du management collaboratif. Il peut alors inviter chaque membre de l’équipe à formuler des propositions pour adapter, petit à petit, les formes d’organisation mises en place et s’assurer qu’elles conviennent à chacun d’entre eux. 

Télétravail : les outils et méthodes

Vous l’aurez compris, le remote management n’est pas une formule magique permettant de facilement faire collaborer des personnes en situation de télétravail. 

Cependant, en puisant dans ses bonnes pratiques, elles-mêmes généralement issues du management collaboratif, vous devriez être de plus en plus serein face au fait de gérer des équipes à distance. 

Nous avons réuni ici quelques bonnes pratiques à mettre en place, puis à adapter en collaboration avec vos équipes, pour que le travail à distance ne soit plus une contrainte, mais un vrai moteur de flexibilité et de développement. On vous laisse les découvrir ! 

Faire des points réguliers

Parmi les bonnes pratiques du management à distance, il est conseillé aux managers de mettre en place des points réguliers afin, non seulement de maintenir une bonne communication et un lien social avec les équipes lors des périodes de télétravail, mais aussi de créer des rendez-vous durant lesquels chacun sait que son responsable est disponible.

De cette manière, chaque télétravailleur sait ce qu’il a à faire sur une période définie. En tant que manager, vous pourrez également vous concentrer sur vos tâches individuelles sans être interrompu.

Pour maintenir le lien humain, échangez de préférence par visioconférence avec l’ensemble de l’équipe (ou du pôle concerné si vous gérez une grande équipe).

Réservez les échanges individuels pour des points très spécifiques. Dans les périodes où le télétravail est la norme, renouvelez ces points au moins chaque semaine, et de préférence en début de semaine.

Formuler des objectifs

Le travail à distance ou télétravail demande une totale confiance du manager envers ses équipes. Pour parvenir au fameux lâcher-prise, le responsable doit dans un premier temps assigner des tâches claires à ses équipes. Même si cela peut sembler paradoxal, définir précisément le rôle d’une personne est le moyen le plus pertinent de stimuler son autonomie. 

Concrètement, comment faire ? Commencez par définir des objectifs pour chaque projet. À l’intérieur de ce projet, fixez un objectif par équipe. Dans cette équipe, formulez enfin un objectif par travailleur. De cette manière, vous segmenterez les tâches de chacun tout en leur donnant du sens. Votre lecture de la progression du travail sera aussi bien plus facile. 

Pour finir, pensez à illustrer chaque objectif par un exemple concret. Vous démontrez ainsi à vos équipes où vous souhaitez aller. Pour renforcer leur autonomie, n’ayez pas peur de formuler des objectifs ambitieux. Les membres de l’équipe verront que vous leur accordez votre confiance, et feront tout pour ne pas vous décevoir. 

À chaque besoin, son outil collaboratif 

Que serait le travail à distance sans les technologies de l’information dont nous disposons tous aujourd’hui ? Nous sommes d’accord, il y en a beaucoup. Parfois, disposer de trop d’outils de travail collaboratif peut nuire à la concentration. Voici quelques bonnes pratiques pour les utiliser à bon escient : 

• le téléphone doit être réservé (si possible) aux besoins urgents et individuels, sur les heures de travail habituelles ;
• les mails servent plutôt à formuler des demandes longues et non urgentes, que ce soit à l’ensemble de l’équipe ou à quelques personnes seulement ; 
• les solutions de communication collaboratives telles que Slack ou Teams doivent permettre aux collaborateurs de contacter leurs collègues en cas de besoin. Les demandes d’informations sont donc les bienvenues tant qu’elles ne gênent pas le travail des autres, ainsi que les conversations informelles pour reproduire la sensation de travailler dans des espaces de travail de type open space ou espace de coworking ;
• enfin, les outils de visioconférence sont essentiels. Zoom, Hangout, Whereby : ils permettent d’organiser les points d’équipes réguliers. Il est conseillé que tout le monde allume sa caméra afin de se rapprocher au mieux d’un échange en conditions réelles.

Pour conclure :

Le télétravail est une belle avancée concernant nos modes de travail et offre de nombreux avantages. Cependant, il ne peut être efficacement mit en place sans avoir établit au préalable des règles claires et un process adapté au sein de l’équipe. Le techniques de remote management sont en ce sens idéales pour cadrer le travail de chacun et permettre à tous d’être épanoui dans un fonctionnement en télétravail.

À retenir : 

• Le télétravail fait partie du quotidien des grandes entreprises comme des plus petites. Avant la crise sanitaire, 70 % des actifs télétravaillaient peu ou pas du tout. Depuis, beaucoup d’entreprises ont dû mettre en place le télétravail, par choix ou non. 
• Pour faire face à ce nouveau mode de travail, les managers peuvent s’appuyer sur le remote management. 
• Les managers se doivent de faire pleinement confiance à leurs salariés afin de favoriser leur autonomie, mais aussi de fixer un cadre afin d’atteindre les objectifs collectifs de l’entreprise. 
• Pour finir, les outils collaboratifs permettent de fluidifier la communication à distance. Ils recréent fictivement les environnements de travail habituels. Ils doivent néanmoins faire l’objet de quelques règles afin de ne pas gêner le travail de chacun. 

Source MOOVEUS