La communication synchrone repose sur la disponibilité de deux correspondants exactement au même moment. Des méthodes de communication synchrones, telles que des réunions, des appels téléphoniques ou Zoom, doivent être organisées. Les deux parties doivent être physiquement et mentalement présentes. Au cours de ce type de communication, les questions nécessitent des réponses immédiates ou il y a un suivi ultérieur où les actions ont lieu et les détails sont liés. Mais les allers-retours immédiats qui ont lieu au sein d'une réunion ou d'un appel en direct ne sont pas toujours nécessaires, ni toujours optimaux.

Entrez dans la communication asynchrone

Les entreprises et les particuliers adoptent la communication asynchrone pour prendre le contrôle de leur journée, mieux se concentrer, en faire plus et éviter d'être solidement réservés au détriment du vrai travail. La communication asynchrone prend la forme d'e-mails, de SMS, de lettres ou de notes vocales ; toute forme de communication qui n'a pas lieu en temps réel. À certains égards, c'est comme remonter dans le temps, mais c'est nécessaire.

Nier le besoin de contact en temps réel signifie moins d'urgence perçue, moins de distractions et plus de temps ininterrompu pour produire et créer. Comme la vie était avant les notifications, avant qu'on s'attende à ce que nous soyons si réactifs. Certains des plus grands entrepreneurs, artistes et inventeurs se sont enfermés pendant de longues périodes, cherchant la solitude et l'espace pour une réflexion ininterrompue.

Avantages de la communication asynchrone

Surtout pour les entreprises avec une main-d'œuvre mondiale, choisir l'asynchronisme plutôt que la synchronisation signifie qu'il n'y a pas d'alignement des horaires ou de demandes intrusives et accrocheuses de «sauter sur un appel». Les professionnels peuvent travailler à leur rythme et selon leurs schémas de travail personnels, tout en gérant mieux les décalages horaires.

Faire de la communication asynchrone la norme signifie que le travail est toujours à vos conditions. Savoir qu'aucun message ne nécessitera une réponse immédiate et que les collègues n'en attendront pas une, ouvre la voie à des périodes de flux ininterrompues. Nous savons que les distractions de bas niveau coûtent beaucoup de travail, mais communiquer uniquement de manière asynchrone, sauf en cas d'absolue nécessité, signifie que les réponses peuvent être regroupées à la discrétion d'un professionnel.

Ne pas avoir à attendre que quelqu'un soit disponible pour parler signifie que les projets peuvent progresser, que des conversations peuvent avoir lieu et que les défis peuvent être résolus sans avoir besoin d'appels Zoom. Trouver un peu de temps, un endroit calme et se préparer à la conversation n'est pas nécessaire pour les affaires de tous les jours.

Si vous ne réservez pas de rendez-vous ou si vous n'avez pas de créneaux dans votre agenda, votre emploi du temps ne peut pas être bouleversé si quelqu'un annule. Si un problème survient, maladie ou garde d'enfants, rien ne doit être annulé et la réponse arrive simplement plus tard. Les annulations de dernière minute sont un énorme désagrément pour les professionnels qui auraient pu planifier leur journée autour de cette seule réservation.

Changement de culture

Les lieux de travail modernes fonctionnent sur l'hypothèse que l'espace journal doit être alloué. Les liens Calendly facilitent la réservation directement dans l'emploi du temps de quelqu'un. Les téléphones portables permettent de poser facilement une question rapide qui aurait pu être un Google rapide. Le temps est volé et l'attention est zappée alors qu'elle pourrait être consacrée à créer, produire et faire grandir une entreprise.

Les réunions, le Slack et la culture « always on » sont désormais si normaux qu'ils ne sont plus remis en question. Un membre de l'équipe refusant une réunion et demandant un résumé par e-mail est considéré comme impoli. Les acheteurs de produits logiciels s'attendent à une démonstration en personne et se sentent «étourdis» de devoir regarder une vidéo YouTube. Nous voulons tellement du temps des autres et nous donnons le nôtre. Il n'a pas à être de cette façon.

Le fonctionnement asynchrone peut être un moyen efficace et efficient de faire avancer les choses tout en maintenant la communication au sein d'une équipe productive. Bien qu'il y ait une place pour la communication synchrone et qu'elle présente des avantages, il est probable que, dans l'ensemble, elle coûte plus cher qu'elle n'apporte.

Comment faire de l'asynchrone la norme

Faites de la communication asynchrone votre nouvelle norme en étant plus indisponible et en refusant les réunions et les réservations à moins que cela ne soit absolument nécessaire. Ne répondez pas à votre téléphone lorsqu'il sonne et formez vos collègues à ne pas avoir besoin d'une réponse immédiate. Gardez votre emploi du temps avec acharnement et posez plus de questions avant de laisser quelqu'un réserver un créneau. Demandez l'objet de la réunion, demandez l'heure de début et de fin, demandez l'ordre du jour et demandez le suivi requis. Vous découvrirez peut-être que cela peut être fait par e-mail. Si l'espace vide dans votre calendrier vous semble intimidant, bloquez chaque jour avec "vrai travail" comme titre.

Passer d'une communication synchrone à une communication asynchrone ne nécessite pas seulement un changement de culture, cela nécessite un niveau de confiance énorme et repose sur les individus pour bien passer leurs journées et ne pas succomber à la procrastination. L'autodiscipline et la conscience de soi en remorque, l'autonomie, la maîtrise, le but et aucune attente de "sauter sur un appel" garantiront que les membres de l'équipe s'épanouissent et que les organisations le font en retour.

Source Forbes