Administration

Assistant de Direction

En tant qu'Assistant(e), vous serez l'unique Assistant(e) de Direction de plusieurs clients basés dans votre fuseau horaire. Nos clients sont principalement des entrepreneurs, dirigeants ou investisseurs, à la recherche d’un véritable bras droit pour les aider dans leur quotidien. Vos tâches sont diverses et varient selon les opportunités : - Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda - Planification des voyages/déplacements - Gestion des notes de frais et ou aide à la facturation - Gestion et suivi des commandes et fournitures - Organisation, planification de réunions et événements - Rédaction de supports et compte-rendus - Mise à jour de reportings/tableaux de bord - Suivi des processus de recrutement et support à l'intégration des nouveaux collaborateurs - Possibilité d'assistance aux projets personnels (uniquement si intéressé(e)

Administration

Assistant de Direction

Plus particulièrement, vos responsabilités sont les suivantes : Apporter un support quotidien aux Fondateurs et Directeur Général dans les différents aspects de leurs activités client et bureau/entreprise. • Gérer les agendas chargés et mouvants, en les mettant à jour en temps réel, en communiquant les modifications et en gérant leurs conséquences. • Organiser les réunions, déplacements, événements. • Suivre les dossiers en cours en informant de l’état de chacune des affaires et en effectuant les vérifications et les relances nécessaires. • Traiter les appels téléphoniques et le courrier. • Coordination avec les différents Départements : Finance, Juridique, RH… • Effectuer les recherches de documents ou d’informations requises. • Rédiger des courriers, mémos ou e-mails. • Tenir à jour quotidiennement les listes de contacts et d’adresses. • Classer et archiver les documents et dossiers (versions papier et/ou informatique). • Traiter les notes de frais. Contribuer à l’image de professionnalisme d’*** et respecter une confidentialité absolue. • Entretenir avec les clients des contacts courtois et professionnels. • Faire preuve de discernement et de discrétion, protéger les informations confidentielles. • Assurer un service premium et garant de l’Excellence auprès des clients d’***. Secrétariat exécutif du Board d’***: • Coordination pour la préparation des supports pour les différents comités : Investor Board; Advisory Board; Comités de direction; Comités opérationnels. • Participation aux comités et rédaction des comptes rendus. • Assurer le suivi du plan d’action.Structurer le service d’assistanat chez *** afin d’accompagner la croissance du cabinet. • Evangélisation de la fonction. • Force de proposition. • A terme : recrutement, intégration et formation. • Formalisation des “best practices”.