Administration

Assistant Administratif

Prendre en charge les dossiers administratifs de formation clients à destination de l’OPCO. Accompagner les Customer Trainers (Formateurs) dans le suivi post formation (émargement/appreciation/relances…). Traitement administratif des ventes. Préparer l’ensemble des informations nécessaires à la facturation des clients. Suivre la facturation des clients : relance, mise en demeure, recouvrement. Effectuer des reportings mensuels pour l’équipe Sales et produire des documents de présentation à l’attention du Directeur du service. Centraliser et archiver les factures fournisseurs (tout confondus). Centraliser et suivre les courriers entrants. Gérer le matériel et MAJ du parc informatique (commande, réparation, restitution etc.). Administrer les accès aux outils (onboarding & offboarding). Gérer le standard et rediriger vers les bons interlocuteurs

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Voici ce que nous vous proposons : Animer et challenger une équipe de 6 CRM Manager dont la mission est de Définir la stratégie de distribution omnicanale des solutions ***, en cohérence avec la stratégie risque et financière. Définir, faire évoluer et piloter le plan d'animation commercial et relationnel ainsi que les plans tests associés. Fixer les objectifs de production, les animer et analyser les écarts, avec les équipes DATA. Assurer la cohérence globale des plans construits par cible et par produit avec la stratégie Marketing globale de *** en partageant avec les équipes Marketing (acquisition digitale, offre, communication, data et expérience clients) et autres directions parties prenantes . ( ex : direction relation clientèle, direction des risques). 0ptimiser le budget des frais de diffusion et piloter la rentabilité globale des investissements. Etre garant de l'atteinte des objectifs.

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Missions : - Gestion de la vie quotidienne de l’entreprise : Assure l’accueil physique des entrants (interne ou externe). Gère et dispatche le courrier. Crée les badges agence. Anticipe et remonte les besoins en termes d’optimisation de gestion de l’agence. Aide à l’organisation des séminaires et réunions internes. - Gestion relative au personnel : S’assure de l’intégration collaborateurs & la sortie. Petites commandes et remise + préparation du matériel aux collaborateurs. Attribution des lignes téléphoniques. Formation aux différents outils et plateformes Société. Au niveau de la flotte automobile de l’entreprise. Mise en place d’avenants, commandes de véhicules et anticipation des besoins avec l’aide du Responsable SG. Mise à jour du fichier véhicules (kilomètrages, suivi de contrat, mise en place d’avenants). Gestion de l’assurance des véhicules & commandes cartes GR pour les véhicules rattachés à l’agence. Effectue un récapitulatif des frais liés aux véhicules. Veille au bon respect des process SG sur l’agence de Rungis. Est garant de la bonne gestion du matériel. Met à jour le fichier de suivi du matériel mis à disposition des salariés. Actualise les différentes bases de données prestataires en ligne (Carburant, téléphonie, etc). Effectue un récapitulatif des frais liés au matériel. Gère les commandes de fournitures. - Diverses tâches administratives et spécialisées : Est garant du bon fonctionnement du site (Déclenche et organise les RDV prestataires en fonction des besoins). Organise les contrôles sécurité du bâtiments et appareils. Effectue divers classements de documents relatifs à l’intendance de l’agence et aux véhicules. Est garant du bon fonctionnement du site. Centralise les réservations d’hôtels partenaires / train. Gestion tenues professionnelles. Commande des tenues pour les collaborateurs.

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Rattaché à la Direction Achats et Marketing Produits et au sein de l’équipe Base de Données Produits, vous êtes en charge d’assurer la cohérence et la complétude des différentes bases de données Produits. À ce titre, vos missions sont les suivantes : - Création et mise à jour de données liées aux articles - Vérification et analyse de la cohérence des données - Échanges au quotidien avec les départements internes et les filiales européennes.

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Vérifier et traiter les commandes de logiciels, de services de formation et maintenance conformément à la procédure standard d'opération de l'entreprise. Émettre les factures et avoirs aux clients. Fournir un service et une assistance aux clients. Préparer et envoyer les bons de commande aux services chargés de l'exécution des commandes. Préparation des envois aux clients Effectuer et suivre le recouvrement et le flux de trésorerie. Collaborer avec le service des finances. Préparer des devis de maintenance pour les commerciaux ; les envoyer ponctuellement aux clients. Entretenir une relation de confiance avec le reste de l'équipe de PPM en Europe et aux États-Unis. Mettre tout en œuvre pour respecter les délais et le calendrier des activités. Proactif.ve et disponible, avec une capacité à travailler à la fois de manière autonome et en équipe pour mener à bien des tâches courantes et de nature urgente. Qualifications