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Responsable Administratif

Poste et missions: vous mènerez à bien les missions suivantes en collaboration avec les consultants et notre département Etudes : Analyse financière, juridique et immobilière des opérations d’investissement. Constitution des préconisations commerciales. Elaboration DCF. Analyse par capitalisation. Elaboration stratégie commerciale. Bilan promoteur. Etudes de marché. -Elaboration des teasers et info memo. Les biens à analyser sont situés en Ile-de-France et en région et sont principalement constitués de bureaux, commerces, entrepôts mais aussi de résidentiels, RSS, etc.

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Missions liés à la vie de la société (50%): Organisation d’évènements d’équipe : petit déjeuner d’onboarding, soirée, Offsite annuel… Gestion de l’aménagement, la décoration, de la sécurité et de l’entretien des bureaux et du mobilier. Gestion des prestataires: ménage, thé/café, plantes, imprimantes, fournitures… Gestion du parc informatique, recensement du matériel, commande de matériel (ordinateurs, écrans, câbles, accessoires…) ?. Déploiement et suivi de la politique RSE de l’entreprise (environnement, diversité et QVT) : mise en place d’actions, suivi auprès des équipes, animation de la communication interne. Participer à la gestion et à la coordination de notre déménagement à venir ?. Gestion du courrier de l’entreprise. Missions liés aux Ressources humaines (25%): Recrutement: Multidiffusion des offres d’emploi, présélection des profils les plus pertinents et envoi au RRH ?. Recrutement des prestataires d’Etat des lieux pour les différentes villes en lien avec l’équipe customer Success. Communication interne : animation par Slack, mails ou lors de présentations. Onboarding: Création des accès utilisateurs sur les divers outils, commande et gestion du matériel, gestion du planning et de la logistique, identification des parrains, accueil day 1… ?. Offboarding: suppression des accès utilisateurs sur les divers outils, récupération du matériel et accompagnement. Missions liés à la comptabilité (25%): Assistance sur la facturation. Paiement des fournisseurs ?. Téléchargement des factures dans l’outil comptable. Autres tâches administratives en fonction des besoins

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Nous recherchons un(e) Office Manager - Responsable Administratif, passionné(e) par les nouvelles technologies. Achats Passage et suivi des commandes de réassorts auprès de nos fournisseurs Organiser les importations avec les transporteurs et la gestion des documents imports (Douane / Transitaire) Suivre les délais de livraison des fournisseurs (relances, suivi des retards...) Contrôle des réceptions de commandes avec notre centre logistique Gérer les litiges fournisseurs et les retours garanties Gestion financière: Contrôler et régler les factures fournisseurs et les notes de frais Enregistrement des règlements clients et suivi du recouvrement des factures impayées Assurer le suivi de la trésorerie et des états de rapprochements bancaires Transférer les éléments comptables au cabinet Participation à la clôture comptable annuelle Gestion RH Gestion administrative des salariés : contrats, avenants, mise à jour des dossiers du personnel, attestations, intégration des nouveaux collaborateurs… Suivi des absences du personnel : congés, arrêts maladies, instruction des accidents de travail… Organisation et suivi des visites médicales Préparation et transmissions des éléments de paie et vérification des bulletins Veiller à la bonne application des obligations RH et assurer le suivi juridique de la règlementation (Affichage obligatoire, DUERP…) Déploiement d’un plan de formation Office manager Traitement du courrier et autres démarches administratives Gérer les achats, les stocks et la livraison des fournitures de bureau, produits d’entretien, mobilier… Sourcer les fournisseurs, renégocier les contrats

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En tant que Finance Officer, tu deviens le gardien des chiffres et de leur suivi régulier. Supervisé par un CFO ***, tu opères majoritairement depuis nos locaux mais les déplacements chez le client sont fréquents. Tu seras également sollicité sur des missions transverses, qui te permettront d’appréhender le métier de DAF et de t’y former. Les mots clés de ton futur poste sont : prévision, reporting, procédures et outils de gestion, analyse, amélioration des performances et gestion de projet, administration des ventes & recouvrement, gestion des fournisseurs, gestion des éléments de paye. Et parce que tu es au contact de la matière première de la Direction Financière, il faudra faire preuve d’une rigueur forte, au service de la qualité des données.

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Procéder aux approbations de financement habituelles et à la saisie des données sur les décaissements dans le système des comptes fournisseurs. Effectuer les recherches et accomplir les tâches qui lui sont confiées. Tenir à jour la documentation nécessaire aux activités quotidiennes. Exécuter les entrées et sorties de fonds par virements télégraphiques. Effectuer des recherches, simples à moyennement complexes, et répondre aux demandes de la clientèle. Superviser la production quotidienne des rapports sur les exceptions et apporter les correctifs nécessaires (ou en confier la tâche). Procéder aux vérifications, à la configuration des fournisseurs et au traitement de base des paiements par lots. Se charger du traitement des chèques retournés et des paiements périmés. Mettre à jour la documentation relative aux procédures. Travailler sous supervision générale et dans le respect des procédures établies qui régissent ses tâches.