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Responsable Administratif

Nous recherchons notre COO pour nous accompagner dans cette croissance. Le COO devra donc veiller au bon déroulement des opérations suivantes : suivi des équipes, suivi des clients, suivi des tâches. Le rôle du COO sera multiple et en full remote. Les +: Poste de direction à hautes responsabilités; 100% télétravail; Ambiance bienveillante

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Nous cherchons quelqu’un pour décharger le fondateur de l’agence de toutes les préoccupations administratives et aussi de l’assister dans tous les aspects de son travail afin de lui faire gagner en temps et en productivité. Le rôle du bras droit sera multiple et en full remote. 100% télétravail

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Tes missions seront les suivantes : Office : Gestion des bureaux avec nos prestataires de service. Gestion du déménagement et de l’emménagement dans nos nouveaux bureaux. Gestion et commande des fournitures et du matériel informatique. Partager de bonnes vibes avec les salariés et les visiteurs (candidats, prestataires etc.). People & Happiness: Onboarding des nouveaux arrivants selon un process. Organisation des events hebdomadaires : crémaillère, petits-déjeuners, journées d’intégration, déjeuner d’équipes, team building etc - Chez ***, on adore célébrer : les réussites collectives, les arrivées, les anniversaires, les dates festives (Noël, Halloween, Pâques etc.). Tu devras organiser des évènements aussi bien dans nos bureaux que dans d’autres endroits. Aide aux recrutements (travail coordonné avec la responsable du recrutement). Gestion du CSE. Admin & Compta : Gestion de la paie. Gestion du courrier. Gestion des ressources humaines : vérification des contrats et avenants, suivi des entrées / sorties, gestion des périodes d’essai, Swile, visites médicales, etc. D’autres missions pourront t’être confiées à l’avenir : Gestion de la newsletter interne. Gestion de la stratégie de RSE

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Missions liés à la vie de la société (50%): Organisation d’évènements d’équipe : petit déjeuner d’onboarding, soirée, Offsite annuel… Gestion de l’aménagement, la décoration, de la sécurité et de l’entretien des bureaux et du mobilier. Gestion des prestataires: ménage, thé/café, plantes, imprimantes, fournitures… Gestion du parc informatique, recensement du matériel, commande de matériel (ordinateurs, écrans, câbles, accessoires…) ?. Déploiement et suivi de la politique RSE de l’entreprise (environnement, diversité et QVT) : mise en place d’actions, suivi auprès des équipes, animation de la communication interne. Participer à la gestion et à la coordination de notre déménagement à venir ?. Gestion du courrier de l’entreprise. Missions liés aux Ressources humaines (25%): Recrutement: Multidiffusion des offres d’emploi, présélection des profils les plus pertinents et envoi au RRH ?. Recrutement des prestataires d’Etat des lieux pour les différentes villes en lien avec l’équipe customer Success. Communication interne : animation par Slack, mails ou lors de présentations. Onboarding: Création des accès utilisateurs sur les divers outils, commande et gestion du matériel, gestion du planning et de la logistique, identification des parrains, accueil day 1… ?. Offboarding: suppression des accès utilisateurs sur les divers outils, récupération du matériel et accompagnement. Missions liés à la comptabilité (25%): Assistance sur la facturation. Paiement des fournisseurs ?. Téléchargement des factures dans l’outil comptable. Autres tâches administratives en fonction des besoins

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Nous recherchons un(e) Office Manager - Responsable Administratif, passionné(e) par les nouvelles technologies. Achats Passage et suivi des commandes de réassorts auprès de nos fournisseurs Organiser les importations avec les transporteurs et la gestion des documents imports (Douane / Transitaire) Suivre les délais de livraison des fournisseurs (relances, suivi des retards...) Contrôle des réceptions de commandes avec notre centre logistique Gérer les litiges fournisseurs et les retours garanties Gestion financière: Contrôler et régler les factures fournisseurs et les notes de frais Enregistrement des règlements clients et suivi du recouvrement des factures impayées Assurer le suivi de la trésorerie et des états de rapprochements bancaires Transférer les éléments comptables au cabinet Participation à la clôture comptable annuelle Gestion RH Gestion administrative des salariés : contrats, avenants, mise à jour des dossiers du personnel, attestations, intégration des nouveaux collaborateurs… Suivi des absences du personnel : congés, arrêts maladies, instruction des accidents de travail… Organisation et suivi des visites médicales Préparation et transmissions des éléments de paie et vérification des bulletins Veiller à la bonne application des obligations RH et assurer le suivi juridique de la règlementation (Affichage obligatoire, DUERP…) Déploiement d’un plan de formation Office manager Traitement du courrier et autres démarches administratives Gérer les achats, les stocks et la livraison des fournitures de bureau, produits d’entretien, mobilier… Sourcer les fournisseurs, renégocier les contrats

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1. Développement Piloter le budget mensuel, trimestriel et annuel sur ta zone Construire un plan de prospection Être moteur et piloter le réseau de prescripteurs (remontée de filière, coordination de soins) Travailler sur des projets avec des partenaires et avec les autres services afin d'accroître la visibilité. 2. Exploitation Prendre en charge les demandes d'aide à domicile sur ton territoire Suivre la gestion des planning d'intervention des auxiliaires Superviser les prestations S’assurer de la qualité de service et de la satisfaction de tes bénéficiaires Assurer un suivi des règlements 3.Ressources humaines Manager , encadrer et organiser le travail des responsables de secteur et coordinateurs , Accompagner tes équipes dans leur montée en compétences, Assurer la gestion de tes équipes (recrutement, gestion des absences, fidélisation des collaborateurs...)

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Votre mission: Vous conseillez les comptables dans les matières relatives au guichet d'entreprises et liées au statut social du travailleur indépendant afin de les aider à remplir les obligations administratives et sociales de leurs clients. Vous êtes responsable de la gestion et du suivi administratif des dossiers Guichet d'entreprises, conformément à la règlementation en vigueur ; Vous proposez les services complémentaires du Guichet d'entreprises partenaires et clients. Vous vous déplacez exceptionnellement chez le(s) comptables afin de les aider à effectuer les démarches administratives pour les clients. Vous avez la soif d'apprendre et faites-en sorte de maintenir vos connaissances à jour.

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Responsabilités principales: Renseigner divers intervenants dans l'application de procédures ainsi que dans l’utilisation d’outils et de systèmes en lien avec les activités et les opérations de votre unité. Fournir le soutien technique requis dans le cadre de problèmes opérationnels rencontrés. Répondre à des demandes ou des besoins d'information spécialisée de première ligne, de nature courante qui font référence à des normes, des politiques, des processus et pratiques en ressources humaines. Effectuer des recherches, réaliser des suivis et accomplir des tâches administratives portant sur les divers champs d'activité de l'unité. Agir à titre de référence interne en matière de soutien opérationnel pour l'amélioration continue du service. Participer au déploiement et l’entretien des logiciels ou des processus manuels et automatisés et s’assurer de la formation aux utilisateurs. Collaborer à la rédaction de notes techniques destinées à favoriser l’amélioration des compétences et connaissances des utilisateurs

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Descriptif du poste. Vous serez basé dans notre centre R&D à Guyancourt. Vous êtes l’acteur central de l’entreprise pour l’activité de la Direction, vous facilitez les tâches quotidiennes et assurez la liaison entre les différents services. Vous exercez au plus près de la Direction, en toute confiance et transparence. Vous tenez un poste critique, réservé aux personnes fiables et expérimentées. Vous devez coordonner notre relation avec nos clients et éventuellement futurs collaborateurs à l’étranger. Vous assistez au recrutement des futurs talents de l’entreprise. Vous avez le sens du secret professionnel, vous êtes organisé, vous inspirez confiance par votre caractère méthodique et votre rigueur. En cas de difficulté, vous savez vous montrer adaptable et réactif. Compte tenu des régions sur lesquelles opère la société, un solide niveau de français et d’anglais à l’oral comme à l’écrit est essentiel dans l’exercice de votre fonction. L’arabe littéral est un plus.

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Le rôle: Voit à la tenue rigoureuse de l’agenda, des courriels et des rendez-vous des Vice-Présidents. Planifie les voyages et déplacements et complète le compte de dépenses. Voit à la coordination, préparation et invitation aux réunions. De façon ponctuelle, assiste aux réunions, rédige les comptes rendus et fait la synthèse de différents documents et l’élaboration de certains rapports. Bâti des relations solides avec l’équipe de direction des États-Unis et des différents sites de l’organisation. Participe à des visites ponctuelles de magasins avec le comité de direction et rédige ensuite les comptes rendus. Communique sur une base régulière avec les clients (francophones et anglophones) de l’organisation. Exécute toutes les tâches administratives régulières ; classements, copies, courrier et autres tâches connexes. Répond et fait le suivi d’appels de fournisseurs externes et demandes de partenariats (agences publicitaires, affichage, publicité et commandites). Travaille en étroite collaboration avec les membres du comité de direction et leurs adjointes respectives.

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Gérer les agendas des deux dirigeants de façon optimale. Coordonner, planifier et organiser la tenue de réunions et s'assurer la bonne logistique de chacune de ces rencontres. Coordonner tous les déplacements des dirigeants en établissant un emploi du temps efficace et effectuer toutes les réservations, gérer les imprévus, préparer les dossiers de voyage, compléter les demandes de remboursement de dépenses etc. Prendre en charge divers éléments administratifs tels : compléter les feuilles de temps et les demandes de vacances, codification de factures et suivi des budgets, etc. Rédiger et coordonner plusieurs communications entre la direction et les employés. Réviser, corriger et traduire des documents et présentations exécutives. Maintenir un système de classement efficace des dossiers sur les réseaux de l’organisation. Configurer et gérer les différents groupes de travail sur les plateformes collaboratives virtuelle de travail. Préparer et assister à diverses rencontres. Rédiger les comptes rendus, les procès-verbaux et assurer la prise en charge des suivis qui en découlent. Participer à l’organisation logistique de différents événements (réunions d’équipe, rencontres sectorielles, comités, assemblées, déplacements, activités de relations publiques, etc.). Conserver un lien avec le bureau du président et l’équipe des adjoint(e)s.