Administration

Assistant de Direction

En tant qu'Assistant(e), vous serez l'unique Assistant(e) de Direction de plusieurs clients basés dans votre fuseau horaire. Nos clients sont principalement des entrepreneurs, dirigeants ou investisseurs, à la recherche d’un véritable bras droit pour les aider dans leur quotidien. Vos tâches sont diverses et varient selon les opportunités : - Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda - Planification des voyages/déplacements - Gestion des notes de frais et ou aide à la facturation - Gestion et suivi des commandes et fournitures - Organisation, planification de réunions et événements - Rédaction de supports et compte-rendus - Mise à jour de reportings/tableaux de bord - Suivi des processus de recrutement et support à l'intégration des nouveaux collaborateurs - Possibilité d'assistance aux projets personnels (uniquement si intéressé(e)

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Assistant de Direction

Plus particulièrement, vos responsabilités sont les suivantes : Apporter un support quotidien aux Fondateurs et Directeur Général dans les différents aspects de leurs activités client et bureau/entreprise. • Gérer les agendas chargés et mouvants, en les mettant à jour en temps réel, en communiquant les modifications et en gérant leurs conséquences. • Organiser les réunions, déplacements, événements. • Suivre les dossiers en cours en informant de l’état de chacune des affaires et en effectuant les vérifications et les relances nécessaires. • Traiter les appels téléphoniques et le courrier. • Coordination avec les différents Départements : Finance, Juridique, RH… • Effectuer les recherches de documents ou d’informations requises. • Rédiger des courriers, mémos ou e-mails. • Tenir à jour quotidiennement les listes de contacts et d’adresses. • Classer et archiver les documents et dossiers (versions papier et/ou informatique). • Traiter les notes de frais. Contribuer à l’image de professionnalisme d’*** et respecter une confidentialité absolue. • Entretenir avec les clients des contacts courtois et professionnels. • Faire preuve de discernement et de discrétion, protéger les informations confidentielles. • Assurer un service premium et garant de l’Excellence auprès des clients d’***. Secrétariat exécutif du Board d’***: • Coordination pour la préparation des supports pour les différents comités : Investor Board; Advisory Board; Comités de direction; Comités opérationnels. • Participation aux comités et rédaction des comptes rendus. • Assurer le suivi du plan d’action.Structurer le service d’assistanat chez *** afin d’accompagner la croissance du cabinet. • Evangélisation de la fonction. • Force de proposition. • A terme : recrutement, intégration et formation. • Formalisation des “best practices”.

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Mettre en place la stratégie et le plan marketing pour développer la notoriété de la marque Japan Experience sur nos principaux marchés et stimuler les ventes en ligne. Superviser et assurer la mise en place de toutes les actions sur les canaux marketing à disposition (en particulier sur les réseaux sociaux, la création de contenu, la publicité payante, la création de support de vente, etc.). Produire et faire produire l’ensemble du contenu marketing : contenu du site web, visuels, brochures…, en lien avec le plan marketing et communication défini. Manager l’équipe marketing et communication (4 à 6 personnes : chefs de projet marchés, community managers, graphistes). Coordonner les activités de marketing en lien avec les équipes Produits, Ventes et Production Digitale. Développer des initiatives marketing telles que des partenariats, des événements ou des collaborations croisées pour renforcer l’engagement avec notre public. Organiser, piloter et analyser les rapports de performance. Surveiller les tendances du marché pour identifier et anticiper les opportunités.

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Réaliser le programme national des circulaires tout en respectant la vision et la stratégie. Produire les grilles stratégiques de positionnement de produits à la suite du débriefing du directeur circulaires. S’assurer que la sélection de produits suit la stratégie initiale qui a été convenue. Travailler en étroite collaboration avec la commercialisation et les fournisseurs afin d’obtenir l’information requise pour la circulaire. S’assurer que des images et descriptions de la circulaire pour la production. Procurer les documents requis et dûment compléter pour le montage circulaire avec l’agence. Débriefing de la stratégie et des besoins de la circulaire à l’agence. Préparer un résumé des besoins créatifs par circulaire. Coordonner et contrôler les étapes de production du matériel publicitaire entre le service du marketing, la production et l’équipe créative. Coordonner les directives légales des promotions. Coordonner les directives pour les procédures de caisse, les règlements et concours. Coordonner et faire le suivi des échéanciers de production (promotions et éléments institutionnels) et respecter les échéanciers. Vérifier et corriger les épreuves des documents publicitaires en s’assurant, entre autres, que les descriptions et les images des produits soient exact et représentatives. S’assurer que l’encodage correspond. Animer aux rencontres «proof walks». S’assurer de maintenir la salle marketing toujours à jour. Trouver des opportunités d’amélioration du processus actuel afin de réduire le nombre d’erreurs et les coûts.

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C’est un beau challenge : ton rôle sera de travailler la désirabilité de la marque *** en améliorant la vision que l’on peut se faire de la retraite, et en simplifiant les frictions liées à ce moment de vie. Comment ? En créant des contenus positifs, engageants et concrets sur notre territoire de marque ((= tout ce qui touche à la retraite ou aux questions que se posent les personnes à cet âge là (pas forcément lié à la retraite)) afin de faire réagir nos lecteurs et driver du trafic sur notre site.